Pasos sencillos para llevar la contabilidad de tu pyme

Algo imprescindible en tu negocio: La contabilidad

Muchos clientes y amigos me preguntan “cómo se pueden hacer tantas cosas a la vez y que todo mantenga su orden”. Mi consejo es muy sencillo: se trata de un ejercicio diario de convertir el orden en rutina. No soy una persona ordenada, pero sé que si dejo algo en “su sitio” cuando busco lo encuentro. Cada momento tiene su tiempo y el papel su lugar. Gestionarlo de forma adecuada conduce al equilibrio que te produce  estabilidad, principal fundamento de la felicidad.

El emprendimiento, sea de una acción personal como de trabajo o negocio,supone multitud de quebraderos de cabeza. Quien inicia una actuación debe de dar por supuesto que los problemas formaran ya parte inexorable de su vida. Para afrontarlos no hay nada mejor que destinar un tiempo a cada asunto y, por ello, dar destino a la documentación generada de forma automatizada.

Por ello debemos (1) elegir muy bien nuestros colaboradores e (2) invertir en conocimiento, que junto con (3) el orden, permitirán que el proyecto fluya con celeridad.

Debes invertir tu tiempo, primero de todo, en conocer bien tu mercado. Define tu público objetivo. Después, analizar la competencia. Busca, compara y crea algo mejor. Define tu propuesta y, sobre todo, promueve tus ventajas competitivas. No debes olvidar cubrir tus puntos flacos obteniendo ayudas de terceros que eviten futuros trastornos.

Muchos emprendedores centran sus esfuerzos en el campo de las ventas o bien en la ejecución del bien o servicio. Por ello dejan en un segunda plano la parte administrativa del proyecto. Un taburete tiene tres o más patas, como la empresa, que se organiza en ventas, producción y administración. Y si falla una de ellas, no cumple su función.

La parte administrativa del proyecto cumple la función indispensable de formalizar las relaciones, tanto a nivel interno como externo. Es como la sangre que une todos los órganos del cuerpo: fundamental. Por ello debemos destinar recursos en ello y no desatender estos asuntos por considerarlos secundarios. De aquí la importancia de las rutinas, del orden y la disciplina a la hora de ordenar y procesar todos tus documentos, imagen fiel de las acciones de la empresa.Tu negocio generará ingresos y gastos. Y estos deberán ser contabilizados. Con ello tenemos datos ciertos del funcionamiento del negocio y servirán como base para generar los impuestos.

La mejor manera de controlar y gestionar estos datos es contratar un buen gestor. Este no sólo te resolverá tus dudas, sino que además te proporcionará las herramientas adecuadas para convertir tus problemas en simples y apacibles rutinas. Estos trabajos quedaran repartidos entre tu empresa y el asesor en función de los factores personales.

Eso es lo que hacemos en Blancafort, tu asesor contable en Barcelona.

A continuación vamos a darte consejos muy sencillos para organizar la parte administrativa de una pyme y su contabilidad:

• Determinar un responsable administrativo: debe quedar muy claro quien se ocupa de los papeles en la empresa.
• Hacer caja cada día: en una hoja determinar una relación de ingresos y gastos, junto con las facturas emitidas y recibidas. El dinero sobrante al banco cada día. Recomendamos el uso de folders transparentes para incluir la información suplementaria. Recolecta todos los datos contables: ingresos, gastos y demás operaciones.
• Domiciliar todos los gastos: de este modo todo el flujo monetario es bancario y tienes una mini-contabilidad de la tesorería por internet instantánea. Pedir que los proveedores hagan el cargo el día 15 de cada mes y/o comprometerte a pagar tus facturas los días 15. Así tienes 15 días para pagar alquileres y nóminas.
• Financiación a cuenta de proveedores: lo ideal es abonar facturas del mes los días 15 de mes posterior. Al retardar el pago te financias de forma gratuita.
• Tener dos carpetas: en ella subcarpetas con facturas emitidas, facturas recibidas, extractos de bancos y otros. Una para el gestor para que contabilice y otra en tu oficina. Se va rellenado y, una vez al mes, se cambia la una por la otra.
• Carpeta documentos importantes: los documentos originales más importantes deben estar en una carpeta especial custodiada: escrituras, permisos, NIF, contratos laborales, etc.
• Organizar la documentación digital: si la gestión digital de la empresa funciona, se puede trabajar ya sin papel. Ello supone mayor eficiencia y orden. Utiliza carpetas cloud para poder disponer de ella desde cualquier lugar.
• Cada departamento un color: si organizas los departamentos por colores ello te ayudará a encontrar los documentos con mayor celeridad. Utiliza carpetas de color y reúne los datos en ellas: laboral amarillo, contabilidad naranja, comandas verdes, etc.
• Buscar un programa de contabilidad: existen infinidad de programas para ayudarte a llevar tu contabilidad de la manera más sencilla. Compara entre cientos de programas y busca el que más se adapte a tu actividad.
• Procesa la información mediante asientos contables:por cada documento que hemos recopilado se contabiliza en un movimiento contable llamado “asiento”. Si no sabes hacerlo, deja que se encargue tu gestor o que éste te ayude explicándote el proceso.
• Pago de Impuestos: todas las actividades empresarialesestán sujetas a diversos impuestos en función de las características del negocio: IVA, IRPF, IS, etc. Debes entender que son cada modelo, que es lo que debe abonar y su concepto. Guarda los justificantes de pagos de los impuestos abonados. Toda la información acreditativa original de la contabilidad original se debe guardar durante cinco años.
• Conciliar los bancos: es necesario coincidir los apuntes que figuran en los extractos que proporcionan las entidades bancarias con los de la cuenta contable del banco en cuestión, de forma que el saldo concuerde en todo momento.
• Revisar las distintas cuentas y saldos: es necesario tener la seguridad de que no hay apuntes duplicados o erróneos.

Una vez tengas esta contabilidad al día podrás hacerte una idea sobre el funcionamiento de tu negocio y las previsiones de tesorería, así como los impuestos a pagar trimestralmente. Conducir un negocio a ciegas puede comportar la ruina.

Si tienes dudas, contacta con tu asesor contable en Barcelona

En Blancafort estamos convencidos que un buen asesor no es un coste, es una inversión. Tener a alguien experto en gestión documental y en prestar soluciones a tus problemas administrativos puede evitar un sinfín de errores y dotará a tu proyecto del éxito que ser merece.

No lo dudes: contacta con nosotros.