Allò imprescindible al teu negoci: la comptabilitat

Molts clients i amics em pregunten “com es poden fer tantes coses alhora i que tot mantingui la seva ordre”. El meu consell és molt senzill: es tracta d’un exercici diari de convertir l’ordre en rutina. No sóc una persona ordenada, però sé que si deixo alguna cosa en “el seu lloc” quan busco ho trobo. Cada moment té el seu temps i el paper el seu lloc. Gestionar-lo de forma adequada condueix a l’equilibri que et produeix estabilitat, principal fonament de la felicitat.

L’emprenedoria, sigui d’una acció personal com de treball o negoci, suposa multitud de mals de cap. Qui inicia una actuació ha de donar per suposat que els problemes formaran ja part inexorable de la seva vida. Per afrontar-los no hi ha res millor que destinar un temps a cada assumpte i, per això, donar destinació a la documentació generada de forma automatitzada.

Per això hem (1) triar molt bé els nostres col·laboradors i (2) invertir en coneixement, que juntament amb (3) l’ordre, permetran que el projecte flueixi amb celeritat.

Has d´invertir el teu temps, primer de tot, en conèixer bé el teu mercat. Defineix el teu públic objectiu. Després, analitza la competència. Cerca, compara i crea alguna cosa millor. Defineix la teva proposta i, sobretot, promou els teus avantatges competitius. No has d’oblidar cobrir els teus punts dèbils obtenint ajudes de tercers que evitin futurs obtenint ajudes de tercers que evitin futurs trastorns.

Molts emprenedors centren els seus esforços en el camp de les vendes o bé en l’execució del bé o servei. Per això deixen en un segona pla la part administrativa del projecte. Un tamboret té tres o més potes, com l’empresa, que s’organitza en vendes, producció i administració. I si falla una d’elles, no compleix la seva funció.

La part administrativa del projecte compleix la funció indispensable de formalitzar les relacions, tant a nivell intern com extern. És com la sang que uneix tots els òrgans del cos: fonamental. Per això hem de destinar recursos en això i no desatendre aquests assumptes per considerar-los secundaris. D’aquí la importància de les rutines, de l’ordre i la disciplina a l’hora d’ordenar i processar tots els teus documents, imatge fidel de les accions de la empresa. El teu generarà ingressos i despeses. I aquests han de ser comptabilitzats. Amb això tenim dades certes del funcionament del negoci i serviran com a base per generar els impostos.

La millor manera de controlar i gestionar aquestes dades és contractar un bon gestor. Aquest no només et resoldrà els teus dubtes, sinó que a més et proporcionarà les eines adequades per convertir els teus problemes en simples i afables rutines. Aquests treballs quedaran repartits entre la teva empresa i l’assessor en funció dels factors personals.

Això és el que fem a Blancafort, el teu assessor comptable a Barcelona.   A continuació anem a donar-te consells molt senzills per organitzar la part administrativa d’una pime i la seva comptabilitat:

• Determinar un responsable administratiu: ha de quedar molt clar qui s’ocupa dels papers a l’empresa.
• Fer caixa cada dia: en un full determinar una relació d’ingressos i despeses, juntament amb les factures emeses i rebudes. Els diners sobrants al banc cada dia. Recomanem l’ús de folders transparents per incloure la informació suplementària. Recol·lecta totes les dades comptables: ingressos, despeses i altres operacions.
• Domiciliar totes les despeses: d’aquesta manera tot el flux monetari és bancari i tens una mini-comptabilitat de la tresoreria per internet instantània. Demanar que els proveïdors facin el càrrec el dia 15 de cada mes i / o comprometre’t a pagar les factures dels dies 15. Així tens 15 dies per pagar lloguers i nòmines.
• Finançament a compte de proveïdors: El mes adient és abonar factures del mes els dies 15 de mes següent. El aplaçar el pagament et finances de forma gratuïta.
• Tenir dues carpetes: en ella subcarpetes amb factures emeses, factures rebudes, extractes de bancs i altres. Una per al gestor perquè comptabilitzi i una altra a la teva oficina. Es va emplenat i, un cop al mes, es canvia l´ una per l’altre.
• Cercar un programa de comptabilitat: hi ha infinitat de programes per ajudar-te a portar la teva comptabilitat de la manera més senzilla. Compara entre centenars de programes i busca el que més s’adapti a la teva activitat.
• Processa la informació mitjançant assentaments comptables: per cada document que hem recopilat es comptabilitza en un moviment comptable anomenat “seient”. Si no saps fer-ho, deixa que s’encarregui teu gestor o que aquest t’ajudi explicant el procés.
• Pagament d’Impostos: totes les activitats empresariales están subjectes a diversos impostos en funció de les característiques del negoci: IVA, IRPF, IS, etc. Has d’entendre que són cada model, que és el que ha d’abonar i el seu concepte. Guarda els justificants de pagaments dels impostos abonats. Tota la informació acreditativa original de la comptabilitat original s’ha de guardar durant cinc anys.
• Conciliar els bancs: cal coincidir els apunts que figuren en els extractes que proporcionen les entitats bancàries amb els del compte comptable del banc en qüestió, de manera que el saldo concordi en tot moment.
• Revisar les diferents comptes i saldos: cal tenir la seguretat que no hi ha apunts duplicats o erronis.

Un cop tinguis aquesta comptabilitat al dia podràs fer-te una idea sobre el funcionament del teu negoci i les  Previsions de tresoreria, aixi com els Impostos a pagar trimestralment. Conduir un negoci a cegues pot comportar la ruïna.

Si tens dubtes, contacta amb el teu assessor comptable a Barcelona

A  Blancafort estem convençuts que un bon assessor no és un cost, és una inversió. Tenir algú expert en gestió documental i en prestar solucions als teus problemes administratius pot evitar una infinitat d’errors i dotarà al teu projecte de l’èxit de ser mereix.

No ho dubtis: contacta amb nosaltres.